Automated Invoice Processing & Price Comparison for Trade Businesses

The trade business Lodger arbeitet mit einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten zusammen. Eingehende PDF-Rechnungen enthalten strukturierte XML-Daten, die bislang jedoch manuell geprüft und übertragen wurden.

Die manuelle Rechnungsprüfung sowie der Vergleich von Materialpreisen zwischen verschiedenen Lieferanten waren zeitaufwendig und fehleranfällig. Zusätzlich mussten individuelle Sonderpreisvereinbarungen berücksichtigt werden.

The aim was the development of a automatisierten Excel-Tools zur Rechnungsverarbeitung und Preisprüfung, das Zeit spart, Transparenz schafft und Preisabweichungen sofort sichtbar macht.

Wir entwickelten ein leistungsstarkes, praxisorientiertes Excel-Automatisierungstool für den Einkauf und die Rechnungsprüfung im Handwerk:

• Automatische XML-Extraktion aus eingebetteten PDF-Rechnungen

• Intelligentes Parsing und strukturierte Speicherung in einer zentralen Excel-Datenbank

• Lieferantenübergreifender Preisvergleich für Materialien und Leistungen

• Verwaltung individueller Sonderpreislisten

• Automatische Kennzeichnung von Preisabweichungen

• Revisionssichere Protokollierung aller Verarbeitungsschritte

• Benutzerfreundliche Oberfläche mit Custom Excel Ribbon

• Vollständige Reduktion manueller Dateneingaben

Nagengast verfügt heute über eine vollständig digitalisierte Rechnungsverarbeitung. Preisabweichungen werden sofort erkannt, Lieferantenpreise sind transparent vergleichbar und Sonderkonditionen werden automatisch berücksichtigt.

Der administrative Aufwand im Einkauf wurde deutlich reduziert – bei gleichzeitig höherer Prozesssicherheit und Kostenkontrolle.